Projekt-Beispiel

Postverarbeitung Verwaltungsgemeinschaft „Südliches Saaletal"

Wer kennt sie nicht, die täglich anfallende und rasant ansteigende Post aus einem Gemisch aus Briefpost und elektronischer Post (E-Mail, Fax), die uns so viel Zeit kostet.

Wir haben klare Vorstellungen über einen optimalen Ablauf:

  • schnelles Erreichen des betreffenden Bearbeiters,
  • verantwortungsgerechtes Einbeziehen des Vorgesetzten,
  • verfälschungssichere Aufbewahrung,
  • und datenschutzgerechte Verfahrensweise.

jematic hilft Ihnen, die Dokumentenflut zu beherrschen. Für eine effektive Nutzung der kostbaren Arbeitszeit halten wir individuell zugeschnittene Dokumentenmanagementsysteme bereit, die sich bewährt haben.

Unsere Referenz: die Verwaltungsgemeinschaft „Südliches Saaletal"

Auf der Basis des Dokumentenmanagementsystems ELO wurde ein Projekt zur elektronischen Poststeuerung implementiert, das die gesamte ein- und ausgehende Post der Behörde umfasst.

Mit Hilfe von speziellen Skripten wird die Registrierung der Post, deren Verteilung und die Bearbeitungskontrolle durch die Leitung medienübergreifend vereinheitlicht und beschleunigt.

Ein Ergebnis, das überzeugt:

  • Die Post wird unverzüglich elektronisch den zuständigen Sachbearbeitern zugeleitet,
  • unterstützt durch automatisch generierte E-Mail-Hinweise.
  • die zeitlich aufwändige hierarchische Zuordnung über mehrere Leitungsebenen bleibt auf Ausnahmen beschränkt,
  • Fehlzustellungen können korrigiert werden,
  • die zuständigen Leiter werden über jeden Postvorgang ihres Verantwortungsbereiches in Kenntnis gesetzt und erhalten die Möglichkeit für Kontrollen und Bearbeitungsvorgaben,
  • die sachgemäße Registrierung ist integrierter Teil der Bearbeitung durch den zuständigen Sachbearbeiter, Postbuchfunktionalitäten werden automatisch im Excel-Format generiert,
  • Registrierungsrückläufe werden automatisch verarbeitet und kontrolliert,
  • jeder Postvorgang wird automatisch und fälschungssicher im wiederum automatisch generierten Jahresordner des zutreffenden Sachgebietes abgelegt.

Dieses erfolgreiche Projekt wurde programmtechnisch vorrangig durch Visual Basic Skripte der jematic realisiert.